Traduction de http://mnmlist.com/the-art-of-brief-emails/.
« C'est avec les mots comme avec les rayons de soleil. Le plus ils sont concentrés, le plus profond ils brûlent. » ~Robert Southey
Pour certains d'entre nous, les emails sont comme la peste. Ils s'étendent rapidement, nous infectent jusqu'à être couverts de plaies et que nous ne puissions plus rien faire, puis finissent par remplir les rues de cadavres.
Ok, peut-être que les emails ne sont pas exactement comme la peste.
Mais ils peuvent occuper votre journée entière si vous n'y prenez garde. Bienvenue dans l'art de la concision.
Maîtrisez l'art de l'écriture d'emails concis, et vous communiquerez les informations essentielles sans utiliser trop de temps – le votre ou celui du destinataire. Vous encouragerez aussi les réponses concises avec votre propre concision. Et en supprimant le bavardage, vos devenez aussi un meilleurs rédacteur.
Quelques astuces pour écrire des emails concis :
- Pas de sujet. C'est sujet à controverse, étant donné que beaucoup de gens pensent que le sujet est indispensable pour pouvoir balayer une boite de réception des yeux. Personnellement, je regarde l'expéditeur pour déterminer si je vais lire l'email, et je peux généralement lire la première ligne dans Gmail, directement depuis la boite de réception. Donc le sujet n'est pas pertinent. Allez directement au message et oubliez les méta données. Le contenu est la méta donnée. Si le destinataire vous connait, il ouvrira votre email. Note : ça peut être considéré impoli par certains, donc soyez au courant des attentes du destinataire. Avec les amis, familles et collègues proches, vous pouvez sauter le sujet. Pour des emails plus formels, il vous faudra un sujet, et vous ne pourrez vraisemblablement pas suivre toutes les règles qui suivent.
- Limiter à quelques phrases. J'ai longtemps été un partisan de la règle des 5 phrases et en fait, si vous pouvez rester sous les 2-3 phrases, c'est encore mieux. Mettre une limite vous force à rester concis – comme pour un haiku.
- Pas de salutation. C'est sûr, la politesse impose d'avoir une salutation. Mais on email surtout les amis, collègues de travail ou famille, est-ce qu'ils se soucient vraiment de votre salutation ? Leur temps est précieux. Attaquez directement le message.
- Pas de signature. Je hais les longues signatures, spécialement pour quelqu'un à qui je parle régulièrement. Je connais déjà toutes tes informations – pourquoi continuer à les envoyer ? Signe juste aussi brièvement que possible. Ma signature est en général : -leo, mais si je connais bien la personne, je l'omet également.
- Réduire le thème. Quand on se retrouve a avoir besoin d'écrire de longs emails, c'est en général parce qu'on essaie d'aborder trop de sujets. Ça mène à des problèmes – le destinataire peut ignorer certains passages par exemple. Se contenter d'un seul sujet pour le moment, et traiter le cœur du sujet.
- Éditer. Je sais, vous voulez l'écrire, l'envoyer et l'oublier. Mais c'est impoli pour le destinataire. Ça veut dire qu'il ne mérite pas un bon email. Je ne dis pas qu'il faut passer des heures pour que chaque email soit parfait, mais si vous pouvez prendre 10 secondes pour relire votre email, supprimer les phrases et mots inutiles, vous faites une fleur à votre destinataire (et à vous-même).
- Envisager de ne pas l'envoyer. Parfois, un email n'est pas nécessaire. Avant de l'envoyer, voire même avant de l'écrire, demandez-vous si ils ont vraiment besoin d'un « merci » ou d'un « bien reçu » ou autre chose du genre. Parfois, c'est bon, mais si la personne vous envoie un « bien reçu », est-ce qu'il est utile de répondre un « merci » ? Passez à autre chose.
Si vous connaissez des gens qui pourraient bénéficier de ce billet, emailez-le leur. Brièvement.
« Si il faut beaucoup de mots pour dire ce que vous avez en tête, réfléchissez-y plus profondément. » ~Dennis Roth